Bir uluslararası RFQ şablonu, sınır ötesi mal veya hizmet satın alan tedarik ekipleri için pratik bir araçtır. Temel bir teklif talebinden farklı olarak, yalnızca fiyat ve miktarı değil; sevkiyat şartlarını, gümrük verilerini, para birimi varsayımlarını, tedarikçi niteliklerini ve dış ticaret uyum ayrıntılarını da içermelidir. Bu alanlar eksik olduğunda, teklifler kâğıt üzerinde karşılaştırılabilir görünebilir ancak navlun sorumluluğu, vergiler, termin süreleri veya risk devri gibi önemli farkları gizleyebilir.
Bu rehber, küresel tedarik için işe yarayan ve alıcıların tedarikçileri eşdeğer kriterlerle karşılaştırmasına yardımcı olan bir RFQ’yu nasıl oluşturacağınızı açıklar.
Uluslararası RFQ Şablonu Nedir?
Teklif talebi ya da RFQ, alıcıların açıkça tanımlanmış mal veya hizmetler için kesin fiyatlandırmaya ihtiyaç duyduklarında tedarikçilere gönderdikleri bir belgedir. Amaç, verimli şekilde incelenip karşılaştırılabilecek yapılandırılmış teklifler toplamaktır.
Uluslararası RFQ şablonu, bu belgenin sınır ötesi versiyonudur. Her RFQ’da bulunan standart ticari bilgileri içerir; ancak yurt dışı satın almalarda gereken ek alanları da ekler. Örneğin:
- Tedarikçi ülkesi ve üretim lokasyonu
- Yükleme limanı ve teslimat varış noktası
- Incoterms
- İhracat ambalajlama gereklilikleri
- Gümrük ve menşe bilgileri
- Teklif para birimi ve geçerlilik süresi
- Uluslararası işlemler için ödeme şartları
- Ürün uygunluğu ve ticaret taraması onayları
Genellikle teknik özelliklerin zaten net olduğu ve alıcının esas olarak nitelikli tedarikçilerden rekabetçi fiyat, teslimat ve ticari şartlar almak istediği durumlarda kullanılır.
Uluslararası RFQ ve Standart RFQ, RFP, RFI Arasındaki Farklar
Her tedarik projesi bir RFQ ile başlamamalıdır. Doğru belgeyi seçmek zaman kazandırır ve tedarikçi yanıtlarının kalitesini artırır.
Satın alma yurt içindeyse ve lojistik basitse, çoğu durumda standart bir RFQ yeterlidir. Uluslararası RFQ ise sınır geçişlerini, döviz işlemlerini ve tedarik zinciri riskini yönetmek için gerekli ayrıntıları ekler.
Alıcı farklı yaklaşımları, hizmet modellerini veya teknik çözümleri değerlendiriyorsa RFP daha uygundur. Kapsam henüz netleşmemişse, çok erken aşamada fiyat teklifi istemek tutarsız tekliflere yol açabilir.
Ekip, kesin fiyat istemeden önce tedarikçi kabiliyetlerini, pazar uygunluğunu veya mevzuat kısıtlarını anlamaya ihtiyaç duyuyorsa, en erken aşamada RFI faydalıdır.
Genel kural olarak:
- Pazar bilgisi toplamak için RFI kullanın
- Çözümleri değerlendirmek için RFP kullanın
- Tanımlanmış bir ihtiyaç için kesin fiyat almak üzere RFQ kullanın
- Bu tanımlı ihtiyaç yurt dışı tedarik içeriyorsa uluslararası RFQ kullanın
Uluslararası RFQ Şablonunda Neler Bulunmalı?
Güçlü bir şablon, tedarikçilerin kolayca doldurabileceği kadar sade; belirsizliği önleyecek kadar da ayrıntılı olmalıdır. Temel bölümler genellikle şunları içerir.
Alıcı ve RFQ bilgileri
Temel idari bilgilerle başlayın:
- RFQ referans numarası
- Yayın tarihi
- Alıcı şirket adı ve adresi
- Alıcı iletişim kişisi ve e-posta adresi
- Son teslim tarihi
- Gerekli yanıt formatı
- Teklif dili
Ürün veya hizmet spesifikasyonları
Tedarikçiler ancak spesifikasyonlar net olduğunda doğru teklif verebilir. Şunları ekleyin:
- Ürün açıklaması
- Parça numarası veya SKU
- Teknik spesifikasyonlar
- Çizimler veya ekler
- Gerekli standartlar veya sertifikalar
- Onaylı malzemeler veya toleranslar
- Ambalajlama gereklilikleri
Miktarlar ve talep profili
Ticari hacmi netleştirin:
- Tahmini yıllık hacim
- Kalem bazında sipariş miktarları
- Varsa deneme siparişi miktarı
- Tahmin varsayımları
- Asgari ve azami çağrı bazlı sipariş hacimleri
Teslimat gereklilikleri
Tedarikçiden ne beklendiğini belirtin:
- Gerekli teslim tarihi
- Sipariş onayından itibaren istenen termin süresi
- Teslimat takvimi veya sevkiyat pencereleri
- Varışta kabul kriterleri
- Kısmi sevkiyata izin verilip verilmediği
Ticari şartlar
RFQ, yapılandırılmış fiyatlandırma ve şartları içermelidir. Bunlar arasında:
- Birim fiyat
- Kalıp veya kurulum ücretleri
- Ambalajlama ücretleri
- Ayrı fiyatlanıyorsa navlun ücretleri
- Teklif geçerlilik süresi
- Ödeme şartları
- Garanti şartları
Uluslararası RFQ Şablonunda Atlamamanız Gereken Alanlar
Gerçek bir uluslararası RFQ şablonunu genel bir formdan ayıran nokta tam da burasıdır.
Incoterms ve sevkiyat sorumlulukları
RFQ, talep edilen Incoterm’i ve belirtilen yer veya limanı açıkça tanımlamalıdır. Aksi halde tedarikçiler tamamen farklı esaslara göre teklif verebilir.
Şu alanları ekleyin:
- Talep edilen Incoterm ve versiyonu
- Belirtilen yer, liman, terminal veya nihai teslim noktası
- Yükleme limanı
- İhracat ülkesi
- Tercih edilen sevkiyat modu: hava, deniz, kara, demiryolu veya kurye
- Sigorta sorumluluğu
- Kısmi sevkiyat izni
- Konsolidasyon gereklilikleri
Bu sayede tüm tedarikçiler risk ve maliyetin satıcıdan alıcıya hangi noktada geçtiğini anlar.
Gümrük, vergiler ve dış ticaret uyumu
Uluslararası satın alma süreçleri, ithalat gereklilikleri teklif aşamasında ele alınmadığında sık sık yavaşlar. Tedarikçilerden şu bilgileri isteyin:
- Menşe ülke
- Üretim ülkesi
- Varsa HS kodu desteği
- Ürün uygunluk beyanları
- Gerekli sertifikalar veya test raporları
- Varsa ihracat lisansı gereklilikleri
- Yaptırım ve ihracat kontrolü onayları
- Rüşvetle mücadele veya davranış kuralları kabulü
Ürünler düzenlemeye tabi ise, ürün güvenliği, etiketleme veya hedef pazar uyumuna ilişkin belgeleri de talep edin.
Para birimi ve döviz kuru varsayımları
Farklı ülkelerden gelen teklifler farklı para birimleriyle olabilir. Karışıklığı azaltmak için tedarikçilerden şunları belirtmelerini isteyin:
- Teklif para birimi
- Fiyatlandırmanın sabit mi değişken mi olduğu
- Teklif edilen fiyatların geçerlilik süresi
- Kullanıldıysa döviz kuru varsayımı
- Banka ücretlerinin dâhil mi hariç mi olduğu
- Tedarikçinin bulunduğu ülkedeki vergi uygulaması
Bu, satın alma ekiplerinin gizli maliyet farklarını önlemesine ve kur riskini daha etkin yönetmesine yardımcı olur.
Yurt Dışı Tedarikçilerden İstenmesi Gereken Tedarikçi Bilgileri
Sınır ötesi tedarikte yalnızca fiyat yeterli değildir. RFQ ayrıca tedarikçi yeterlilik bilgilerini de toplamalıdır; böylece ticari kararlar hem maliyet hem de yetkinlik temelinde verilir.
Önemli alanlar şunlardır:
- Tüzel kişi unvanı ve kayıtlı adres
- Üretim tesisi adresi
- Varsa ana şirket
- Kuruluş yılı
- Başlıca ihracat pazarları
- Kalite yönetim sertifikaları
- İlgili ürün sertifikaları
- Teklif verilen ürünler için üretim kapasitesi
- Minimum sipariş miktarı
- Standart termin süresi ve kapasite artış esnekliği
- Uygunsa önemli müşteri referansları
- Son denetim durumu
- İş sürekliliği veya acil durum bilgileri
Ayrıca üretimin taşerona verilip verilmediğini ve teklif verilen tesisin gerçek üretim lokasyonu olup olmadığını da sorabilirsiniz. Bu ayrım; kalite kontrol, uyum ve menşe beyanları açısından önemlidir.
Adil Uluslararası Teklif Karşılaştırması İçin Fiyatlandırma Nasıl Yapılandırılmalı?
Küresel tedarikteki en büyük zorluklardan biri teklif normalizasyonudur. İki tedarikçi de düşük maliyetli görünebilir; ancak biri navlunu hariç tutuyor, daha yüksek MOQ talep ediyor veya daha elverişsiz ödeme şartları sunuyor olabilir.
Teklifleri adil şekilde karşılaştırmak için tedarikçilerden aynı fiyatlandırma tablosunu doldurmalarını isteyin. Faydalı bir yapı şunları içerir:
- Kalem numarası
- Açıklama
- Miktar kademesi
- Birim fiyat
- Para birimi
- Incoterm bazında fiyatlama
- Kalıp/kurulum maliyeti
- Ambalajlama maliyeti
- Navlun maliyeti
- Sigorta maliyeti
- Vergi/gümrük varsayımları
- MOQ
- Termin süresi
- Ödeme şartları
- Teklif geçerliliği
- Garanti süresi
Ardından tüm gönderimleri bir karşılaştırma matrisi üzerinden inceleyin. Satın alma ekipleri çoğu zaman tüm fiyatları tek bir iç raporlama para birimine çevirerek ve aynı varsayımlar altında tahmini toplam edinim maliyetini hesaplayarak teklifleri normalize eder.
Basit bir teklif karşılaştırma çerçevesi şunları içerebilir:
- Temel ürün maliyeti: miktar kademesine göre ürün fiyatı
- Lojistik maliyeti: navlun, sigorta, ambalajlama ve elleçleme
- İthalat maliyeti: tahmini gümrük vergileri, vergiler ve gümrükleme maliyetleri
- İşletme sermayesi etkisi: ödeme şartları ve peşinat gereklilikleri
- Operasyonel etki: termin süresi, MOQ ve kapasite esnekliği
- Risk faktörleri: uyum eksikleri, menşe sorunları veya tek tesise bağımlılık
Bu yaklaşım, işletmenin yalnızca en düşük fabrika çıkış fiyatını değil, toplamda en iyi teklifi seçmesine yardımcı olur.
Ücretsiz Uluslararası RFQ Şablonu
Aşağıda, bir hesap tablosuna, forma veya satın alma platformuna uyarlayabileceğiniz pratik bir yapı yer almaktadır.
Önerilen şablon bölümleri
1. RFQ özeti
- RFQ numarası
- Yayın tarihi
- Alıcı iletişim bilgisi
- Son teslim tarihi
- Gerekli teklif dili
2. Tedarikçi kimlik bilgileri
- Tüzel kişi unvanı
- Üretim tesisi
- Menşe ülke
- İletişim kişisi
3. Ürün spesifikasyonu
- Ürün kodu
- Açıklama
- Teknik gereklilikler
- Çizimler eklendi
- Gerekli sertifikalar
4. Miktar ve tahmin
- Deneme miktarı
- Tahmini yıllık talep
- Hacme göre fiyat kademeleri
- MOQ
5. Fiyatlandırma yanıtı
- Birim fiyat
- Para birimi
- Kalıp/kurulum
- Ambalajlama
- Navlun
- Sigorta
- Teklif geçerliliği
6. Lojistik ve teslimat
- Incoterm
- Belirtilen yer/liman
- Yükleme limanı
- Termin süresi
- Sevkiyat modu
- Kısmi sevkiyata izin verilir
7. Ödeme ve ticari şartlar
- Ödeme yöntemi
- Ödeme şartları
- Peşinat gerekliliği
- Garanti
- İade veya talep süreci
8. Uyum ve gümrük
- Menşe ülke
- HS kodu desteği
- Mevcut sertifikalar
- İhracat kontrolü onayı
- Yaptırımlara uyum onayı
9. Tedarikçi yetkinliği
- Üretim kapasitesi
- Kalite sertifikaları
- Denetim durumu
- Yedek üretim planı
Göndermeden önce şablonu ürün kategorisine, hedef ülkeye ve iç onay gerekliliklerine göre uyarlayın. Girdileriniz ne kadar net olursa, teklifler de o kadar güvenilir olur.
Son Düşünceler
Uluslararası bir RFQ, fiyat talebinden fazlası olduğunda en iyi sonucu verir. Tedarikçilere net bir ticari ve lojistik çerçeve sunarken, alıcılara toplam edinim maliyetini, teslimat güvenilirliğini ve uyum riskini değerlendirmek için gereken verileri sağlamalıdır.
İyi hazırlanmış bir uluslararası RFQ şablonu, satın alma ekiplerinin teklif uyumsuzluklarını önlemesine, tedarikçi karşılaştırmasını hızlandırmasına ve sınır ötesi tedarik kararlarını daha güvenle almasına yardımcı olur. Mevcut RFQ’nuz yalnızca birim fiyat ve termin süresini soruyorsa, uluslararası satın alma için muhtemelen fazla basittir.
Ek okuma
Pratik bir sonraki adım için ilgili B2B rehberimize göz atın.
Doğrulanmış B2B ortaklarını bulmaya hazır mısınız? Ücretsiz denemenizi başlatın.